Ein Prozessmanager muss entscheiden können!

Rolle Prozessmanager

Rolle Prozessmanager

Bisher habe ich es mir einfach gemacht. Wer Prozessmanagement betreibt, den kann man als Prozessmanager bezeichnen. So gesehen trifft auf alle, die in ihrem Job irgendetwas mit der Prozessgestaltung, Prozesssteuerung oder Einführung von Prozessmanagement zu tun haben, die Rolle Prozessmanager zu. Deshalb werden dann auch oft die Prozessspezialisten in zentralen Abteilungen wie Organisation oder Prozessmanagement Prozessmanager genannt. Häufig findet man die Bezeichnung Prozessmanager auch in den Fachbereichen als Nebenjob von Führungskräften oder Mitarbeitern. Dann ist beispielsweise der Abteilungsleiter Einkauf gleichzeitig auch noch Prozessmanager für den End-to-end-Prozess Beschaffung.

Ein solches universales Verständnis, bei dem Prozessmanager quasi der Oberbegriff für alle Rollen im Prozessmanagement ist, halte ich für unglücklich.

Managen hat etwas mit führen und entscheiden zu tun. Deshalb empfehle ich diesen Titel auch nur in diesem Kontext zu verwenden. Das heißt konkret, dass ein Prozessmanager Kompetenzen hat, einen Prozess zu gestalten und/oder zu steuern.   Wie umfangreich diese Entscheidungsgewalt ist, kann dabei höchst unterschiedlich geregelt sein. Manchmal handelt es sich dabei um tägliche Steuerungsfragen, wie z.B. mit welcher Priorität welcher Prozessschritt zuerst erledigt wird. Manchmal kann es soweit gehen, dass ein Prozessmanager entscheidet, wie ein End-to-end-Prozess grundsätzlich abläuft.

Das Ausmaß der Entscheidungskompetenzen findet sich sinnvollerweise in differenzierten Rollenbezeichnungen wie Prozessmanager, Prozessverantwortlichen oder Prozesseigner wieder. Auch wenn man diese Bezeichnungen immer wieder in der Praxis vorfindet, so lässt sich keine einheitliche Linie feststellen, auf welcher Entscheidungsebene welche Rollenbezeichnung genutzt wird. In der Praxis findet man alle Varianten: Prozessmanager auf der obersten wie untersten Entscheidungsebene, Prozessverantwortliche die Prozesseignern „vorgesetzt“ sind und umgekehrt oder eine synonyme Bedeutung aller drei Rollenbezeichnungen. Selbstverständlich gibt es hier kein richtig oder falsch. Für alle diese Rollen sollte jedoch auf jeden Fall zutreffen, dass sie über die Gestaltung von Prozessen entscheiden und/oder die kontinuierliche Prozessoptimierung steuern.

Ich empfehle die Bezeichnung  Prozessmanager im engeren Sinne für die operative Führung von Prozessen zu benutzen. Damit wird die Rolle auf die Aufgabe der kontinuierlichen Prozessteuerung fokussiert. Kleinere Fragen der Prozessgestaltung können auch in den Aufgabenumfang des Prozessmanagers eingeschlossen werden. Aber nur so lange, wie sie sich innerhalb der grundsätzlich definierten, ablauf- und aufbauorganisatorischen, personellen, technischen sowie räumlichen Prozessgrenzen bewegen.

Größere Geschäftsprozessoptimierungen sollten immer in der Projektorganisation stattfinden. Dann kann der Prozessmanager sinnvollerweise die Rolle des Projektleiters einnehmen. Damit ist er formell aber nicht mehr Entscheider sondern Entscheidungsvorbereiter. Die eigentliche Entscheidung, wie der neu gestaltete Prozess in Zukunft aussehen sollte, trifft der Lenkungsausschuss. Das wäre die andere Alternative, der Prozessmanager wird Mitglied des Lenkungsausschusses. Beides, Prozessmanager als Projektleiter und Mitglied des Lenkungsausschusses geht nicht, aber das ist bekannte Projektmanagement-Philosophie (was nicht heißt, dass dieser Fehler einer klaren personellen Trennung von Projektauftragnehmer und –geber nicht oft in der Praxis gemacht wird).

Da Prozesse in der Regel über mehrere Organisationseinheiten verteilt sind, ist ein Unternehmen immer gut beraten, die Prozessmanager Rolle als primus inter pares in einem Prozessteam zu institutionalisieren. Nur durch die breite Partizipation vieler im Prozess Arbeitender besteht die Chance, Schwächen in laufenden Prozessen zu ermitteln und angemessene Steuerungsmaßnahmen zu ergreifen. Aus diesem Team-Ansatz heraus erklären sich auch viele in der Praxis synonym zum Prozessmanager verwandten Bezeichnungen wie KVP-Teamleiter, Qualitätszirkelleiter, Prozessleiter oder Prozessteamleiter. Die Rollenbezeichnung Prozesskoordinator wäre mir allerdings zu „schwach“. Das ist allenfalls ein Begriff, den man dann verwenden sollte, wenn der Prozessmanager ohne Kompetenzen lediglich im Sinne einer „Kümmerer-Funktion“ eingeführt wird.

Was sind nun konkrete typische Aufgaben eines Prozessmanagers mit seinem Team? Hier einige Beispiel:

  • operationalisieren Prozesskennzahlen
  • vereinbaren Service Level Agreements mit Prozessbeteiligten außerhalb des eigenen Fachbereichs
  • konzipieren und realisieren Messverfahren zur Prozessleistungsmessung
  • erheben kontinuierlich die Prozesskennzahlen
  • prüfen regelmäßig vordefinierte Prozessrisiken
  • stellen Abweichungen fest und analysieren Ursachen
  • planen Sofortmaßnahmen und setzen sie um
  • eskalieren bei erheblichen Prozessstörungen
  • beantragen ggf. Projekt bei notwendigen Prozessveränderungen
  • tauschen sich mit anderen Prozessmanagern und –team über Steuerungserfahrungen aus
  • sorgen für eine Fehlerkultur und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Mit dem hier von mir empfohlenen Unterscheidungsmerkmal „Entscheidungskompetenz“ fällt es nun leichter, die Rolle des Prozessmanagers zu anderen Rollen wie Prozessmodellierer, Prozessanalysten, Prozesscontroller, Prozessauditoren oder Prozessmanagement-Berater abzugrenzen. Diese sind nämlich immer nur Entscheidungsvorbereiter und leisten Serviceaufgaben für die Prozessgestaltung und Prozesssteuerung. Eigene prozessuale Entscheidungsverantwortung haben sie jedoch nicht.

Heißt das denn jetzt, dass zum Beispiel ein Prozessmanagement-Berater in der Abteilung Prozessmanagement niemals ein Prozessmanager sein kann. Nein, das kann man so absolut nicht sagen. Denn es gibt durchaus Unternehmen, die die Aufgabe der Prozesssteuerung nicht im Fachbereich sondern in der Abteilung Prozessmanagement ansiedeln. So umstritten ich diese Verankerung sehe (dazu in einem separaten Post mehr), wichtig ist mir in diesem Fall dann, dass die verschiedenen Aufgabenpakete im Prozessmanagement durch formale saubere Stellen- und Rollenbezeichnungen transparent sind. In diesem Fall könnte es dann heißen, dass die Stelle Prozessmanagement-Berater oder Leiter Prozessmanagement die zusätzliche Rolle des Prozessmanagers innehat.

Da ich derzeit an der Version 3.0 des CBOK (siehe mein Blogbeitrag CBPP) mitarbeite und ich hier unter anderem speziell für die Überarbeitung des Kapitels Prozessorganisation zuständig bin, freue ich mich über alle Kommentare, Meinungen, Kritiken und Zustimmungen zu meinem Prozessmanager Verständnis. So kann jeder Einfluss auf die internationale Harmonisierung der Rollen im Prozessmanagement nehmen.

6 Kommentare

  1. Hallo Herr Dr. Fischermanns,
    ich kann Ihre Beobachtung der uneinheitlichen Benutzung der Begriffe Prozessmanager, Prozesseigner und Prozessverantwortlicher nur bestätigen. Entsprechend wäre ich für eine Definition der Begriffe und Rollen dankbar.
    Auf Ihren Hinweisen aufsetzend verstehe ich den Prozessmanager als die operativ tätige Person, die Ihre Liste der Aufgaben eines Prozessmanagers abarbeitet. Dennoch halte ich eine Funktion des Prozessverantwortlichen zumindest für möglich, nämlich dahingehend, dass der Prozessverantwortliche im Top-Management angesiedelt ist und ggf. für mehrere Prozesse verantwortlich zeichnet. Von seiner Seite können dann z. B. die grundsätzlichen Prozessziele vorgegeben werden, während der Prozressmanager die operative Umsetzung durchführt – ob in persona oder „nur“ per Delegation ist an dieser Stelle unerheblich.
    Etwas sperriger ist da schon der Begriff des Prozesseigners, den man einerseits synonym zum Prozessverantwortlichen sehen kann, anderseits aber auch mit einer anderen Bedeutung befrachten kann: als die Person, die auf der Arbeitsebene einen Teil der Prozessdurchführung verantwortet. Hierarchisch gesprochen wäre (je nach Größe der Organisation) der Prozessverantwortliche also Vorstand oder Unternehmensbereichsleiter, der Prozessmanager wäre Unternehmensbereichsleiter oder Abteilungsleiter und der Prozesseigner wäre dann auf Teamleiter-Ebene anzusiedeln.
    Ich bin mir nicht ganz sicher, ob es sinnvoll / notwendig ist, diese dritte Ebene der Prozess“bearbeitung“ einzuziehen, aber bei einer mehr oder weniger echten Matrix-Organisation kann es hilfreich sein, sich nicht nur an kryptischen Team-Bezeichnungen, sondern auch an Prozesseigner-Rollen orientieren zu können. In gewisser Weise wird so also eine prozessorientierte Hierarchie neben eine aufbauorganisatorische Hierarchie gestellt. Und spätestens nach diesem Satz muss man sich fragen, ob diese Zunahme an Komplexität auch durch eine Zunahme an Nutzen getragen wird.

    Und noch ein Wort zu dem Kommentar von yvesmollenhauer: ja, die Beschäftigung und auch die Bereitschaft zur Beschäftigung mit dem Thema „Prozesse“ ist sehr unterschiedlich ausgeprägt. Meistens kommt das Wort „Prozesse“ nur vor, wenn irgendetwas schneller gehen soll – „wir müssen unsere Prozesse optimieren“ – oder etwas nicht funktioniert hat – „wir haben fehlerhafte Prozesse“. Die abstrakte Vokabel „Prozesse“ zu benutzen ist einfacher, als konkrete Arbeitsschritte im Prozess und damit zwangsläufig auch Roß und Reiter zu benennen.

    Viele Grüße,
    Uwe Ebel

  2. Hallo Herr Dr. Fischermanns,
    ich finde Ihren Artikel sehr spannend – zumal ich in meiner Praxis immer wieder festgestellt habe, dass für mein Verständnis die Bezeichnungen oft nicht korrekt und damit verständlich und nachvollziehbar Anwendung finden.
    Für mich ist es jedoch Grundvoraussetzung für die Definition von Rollen im Prozessmanagement und deren Besetzung, das die Organisation sich aktiv mit dem Thema Geschäftsprozessmanagement auseinander setzt. Denn im Grunde finden wir überall in den Organisationen Geschäftsprozesse. Es stellt sich jedoch die Frage, ob es Menschen in den Organisationen gibt die sich in der täglichen Arbeit aktiv mit dem Thema beschäftigen und dies vom Management gewünscht, gefordert, unterstützt und eine Strategie vorhanden ist.

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