Herzstück jeder Prozessmanagement-Einführung ist es, Prozessverantwortung im Unternehmen zu implementieren. End-to-end-Prozesse werden identifiziert, ggf. in einem Projekt optimal gestaltet und mit Kennzahlen versehen eingeführt. Spätestens dann werden sie in die Hand eines Prozessverantwortlichen (synonym: Prozesseigner, Prozesseigentümer, processowner) gegeben. Aber wem? Und was hat er zu tun? Was heißt Verantwortung? Und muss es eigentlich nur EINER sein?
Der Prozessverantwortliche führt strategisch einen End-to-end-Prozess. Er ist damit für die zielorientierte Gestaltung, Durchführung und Steuerung seines Prozesses verantwortlich. Wesentliche Aufgaben (ausführlicher Aufgabenkatalog im Praxishandbuch Prozessmanagement) des Prozessverantwortlichen sind:
- Eigenen Prozess ständig auf Strategieverträglichkeit prüfen
- Prozessziele und -kennzahlen festlegen
- Verfahren zur Leistungsmessung und -steuerung entscheiden
- Maßnahmen zur Kontinuierlichen Prozessoptimierung verabschieden
- Über Prozessstand in verschiedenen Gremien berichten.
An der Aufgabenliste merkt man bereits, dass der Prozessverantwortliche nicht derjenige für das eigentliche „Doing“ ist. Die operative Steuerung von Prozessen und das Führen in Prozessen delegiert er sinnvollerweise an einen Prozessmanager. Ausführende Tätigkeiten wie Prozesse modellieren, messen, analysieren oder optimieren werden von Prozessteams oder Prozessmanagement-Spezialisten wahrgenommen. Unabhängig von der Delegation bestimmter Aufgaben und Befugnissen bleibt aber letztlich die Gesamtverantwortung für die Einhaltung der zugesagten Qualitäts-, Kosten- und Zeitziele beim Prozessverantwortlichen.
Und wer soll nun die Prozessverantwortung übernehmen? Vor allem in Branchen und Unternehmen mit historisch starken Organisations- oder Prozessmanagement-Abteilungen begegnet man der Vorstellung, die Prozessgestaltung und zum Teil sogar die Verantwortung für die Prozessdurchführung liegt in einem zentralen Stabsbereichs. Die Prozessverantwortung wird dann Mitarbeitern oder Führungskräften aus der Abteilung Prozessmanagement übertragen.
Alternativ kann man die Prozessverantwortung einem Fachbereichsleiter in der Linie übertragen. Bei einem End-to-end-Prozess ist es typisch, dass mehrere Abteilungsleiter für die Rolle in Frage kommen. Gilt im Unternehmen das Highlander-Prinzip („es kann nur einen geben“), wird in der Regel derjenige Leiter zum Prozessverantwortlichen ernannt, der die meisten Prozessschritte in seinem Bereich erledigt.
Als dritte Möglichkeit bieten sich Führungsteams für die Prozessverantwortung an. Mit diesem ursprünglich von HAMMER/CHAMPY vorgestellten Teamansatz würde auf Führungsebene sichergestellt, das bei end-to-end-Prozessen Entscheidungen von allen Beteiligten akzeptiert und umgesetzt würden. Solche kollektiven Ansätze sind jedoch im mitteleuropäischen Raum eher untypisch.
Take Our PollIn folgender Grafik sind die wichtigsten Vor- und Nachteile alternativer Prozessverantwortungsmodelle aufgeführt:
Am Ende ist die Organisation der Prozessverantwortung eng verknüpft mit der Unternehmenskultur. Wenn die üblichen Kommunikationsmuster und Entscheidungsregeln in einem Haus nach dem Highlander-Prinzip laufen, wird es schwer gelingen, eine teamorientierte Prozessverantwortung zu etablieren. Bei Kulturen, die gerne nach Schuldigen suchen, findet man des Öfteren die Prozessverantwortung im Stab. Gerne wird dort der Sündenbock der zentralen Abteilung Prozessmanagement zugeschoben, wenn die Prozesse nicht die erwarteten Ergebnisse bringen. Werte, Einstellungen und Normen lassen sich nur – wenn überhaupt – durch ein langfristig ausgelegtes Change-Management beeinflussen. Daher ist man gut beraten, keine schnellen Lösungen zur Prozessverantwortung zu implementieren, die nicht im Einklang mit der bestehenden Unternehmenskultur stehen. Leider habe ich schon zu viele solche gescheiterten Ansätze in der Praxis gesehen.
Vielleicht ist es ja auch gar nicht eine Frage des „Entweder-Oder“. Im Sinne des situativen Organisationsansatzes ist es meiner Ansicht nach sinnvoll, Prozessverantwortung je nach Prozessart, Prozesstyp oder Prozessgliederung in einem Unternehmen unterschiedlich zu regeln. Aber dazu mehr in meinem nächsten Blogbeitrag.
Und wem das Thema Prozessverantwortung ähnlich wie mir am Herzen liegt, dem empfehle ich unsere ibo-Trendforen. Hier berichten Praktiker und Experten regelmässig über zukunftweisende Lösungen zum Thema „Prozessorganisation und –rollen“ aus ihren Unternehmen oder Forschungen.