Zugegeben, dass Thema ist von allen Prozessmanagement-Themen mein Lieblingsthema. Als ich mich für einen eigenen Blog entschied, war für mich von Anfang an klar, dass das Thema Rollen ein eigenes Schwerpunktthema wird. Und da es hierzu meiner Meinung nach so viel Praxisrelevantes zu sagen gibt, werde ich mich immer mal wieder zu einzelnen Rollen auslassen. Dabei wird es mir in erster Linie um die Schwierigkeit gehen, gut gemeinte theoretische Konzepte im Unternehmensalltag zu leben. Denn eins ist klar: Bei diesem Themenkomplex geht es letztlich um Aufbauorganisation. Und das wissen wir alle: Dann reden wir über Macht, Status, Eitelkeiten und Spielchen. Deshalb wird es hier immer auch viel um Change Management gehen.
• Mitarbeiter und Führungskräfte aus Fachbereichen, die sich als Prozessbetroffene einen Teil ihrer Arbeitszeit mit Prozessmanagement beschäftigen
• Spezialisten, deren Hauptjob es ist, Prozesse zu gestalten und laufend zu verbessern. Diese Stellen finden sich häufig in Abteilungen wie Betriebsorganisation, Org/IT oder neuerdings Prozess- und Projektmanagement. Die Bezeichnungen der spezialisierten Stellen sind stark im Wandel. Hießen sie früher noch Betriebs- oder Ablauforganisatoren, so findet man heute immer mehr Jobtitel wie Prozessmanagement-Berater, Prozessmanager, Prozessberater oder Prozessarchitekten.
Selbstverständlich haben sich nicht nur die Titel geändert, auch die mit dem Job verbundenen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten haben sich stark gewandelt. Hier kommt der Begriff Rollen ins Spiel. Eine Rolle repräsentiert eine Menge von Aufgabentypen, die durch den Rolleninhaber zu erledigen ist. Auch sind in Rollen häufig Anforderungen an die Qualifikation der Rolleninhaber sowie deren Rechte und Pflichten formuliert. Dadurch, dass man in der Regel mehreren Stelleninhabern eine oder sogar mehrere Rollenbeschreibung zuweist, löst man sich von der genauen Ausformulierung einer einzelnen Stellenbeschreibung. Man kennt diese Rollendenken beispielsweise im Beauftragtenwesen. Hier kann es sein, dass ein Fachbereichsmitarbeiter gleichzeitig auch noch Datenschutzbeauftragter und Brandschutzbeauftragter ist.
Es gibt bereits sehr viele Prozessmanagement-Rollen und man hat das Gefühl, es werden immer noch mehr, obwohl eine Beschränkung gut täte. Alleine im CBOK werden über 100 Bezeichnungen für Rollen im Prozessmanagement aufgeführt. Ich möchte hier eine grobe Einteilung der BPM-Rollen vornehmen, um dann später in einzelnen Posts immer wieder auf die Systematik verweisen zu können. Grundsätzlich unterscheiden sich die Rollen darin, ob sie Aufgaben auf Ausführungs- oder Führungsebene bündeln. Letztere Ebene kann nochmals nach operativen und strategischen Entscheidungsaufgaben differenziert werden. Kommt man von den Aufgaben, die im Prozessmanagement zu erledigen sind, gibt es die beiden großen Aufgabenbereiche der Prozessgestaltung und Kontinuierliche Prozessoptimierung.
Typische Rollen, die bei der (Neu-)Gestaltung von Einzelprozessen immer wieder in der Praxis relevant sind, sind
Da die Prozessgestaltung in zeitlich befristeten Projekten stattfinden, sind auf den Führungs- und Entscheidungsebenen die aus dem Projektmanagement bekannten Rollen Projektleiter, Projektmanager sowie Projektlenkungsausschuss relevant. Geht es darum, Prozesse in der Linie kontinuierlich zu steuern, liegt dies meist in der operativen Führung eines Prozessmanagers. Strategisch werden die Prozesse von Prozessverantwortlichen (process owner, Prozesseigner) auf die Unternehmensziele ausgerichtet. Im Prozessteam sind neben den Prozessbeteiligten häufig Spezialisten aus Controlling, Qualitätsmanagement oder IT wie
Aber auch im Rahmen der strategischen Prozessorganisation und Prozessmanagement-Entwicklung gibt es Aufgabenpakete, die man sinnvoll zu Prozessmanagement-Rollen bündeln kann. Rollen, die sich vor allem damit beschäftigen, ganze Prozesslandschaften auf die Markt- und Wettbewerbsstrategie auszurichten, sind
Bei den Spezialisten im Prozessmanagement, die Prozessmanagementsysteme entwickeln und pflegen, kennt man vor allem die Rollen
Letztere sind auch diejenigen, die die Projekt- und Prozessteams bei der Prozessgestaltung und kontinuierlichen Prozessoptimierung methodisch unterstützen.
In folgender Grafik habe ich die meiner Ansicht nach wichtigsten BPM-Rollen zusammengefasst. Dabei sind die jeweils fettgedruckten Bezeichnungen meine Favoriten, wenn es um die Standardisierung von Prozessmanagement-Rollen geht. Darunter habe ich jeweils gängige Synonyme oder „Unterrollen“ aufgelistet, damit die Leser des Blogs zumindest einen Teil sämtliche in der Prozessmanagementwelt kursierenden Rollenbeschreibungen zuordnen können.
