In diesem Monat hat unser ibo-Trendforum “Prozessdokumentation-Pflicht oder Kür?” statt gefunden. 80 zahlende Teilnehmer interessierten sich für dieses Thema. Mehrfach wurde ich in den Pausen angesprochen, ob ich über den großen Zuspruch überrascht sei. Meine diplomatische Antwort war “ja und nein”. “Ja”, weil zur Zeit sicherlich andere Themen wie roundtripping, adaptives Prozessmanagement oder Prozesscockpit bei den Prozessverantwortlichen und Prozessmanagement-Spezialisten angesagt sind. Das doch eher in die Jahre gekommene und durch deklinierte Thema Prozessdokumentation ist da sicherlich kein Straßenfeger für Konferenzen, Artikel oder Softwarelösungen. Und in Reifegraden gesprochen rangieren wir bei diesem Thema eher noch auf der Stufe 1-2. Prozesse zu dokumentieren ist die absolute Basis im Prozessmanagement. Danach wird es ja erst spannend, wenn Kennzahlen für Prozesse definiert werden, Prozessverantwortliche den Leistungsstand der Prozesse ständig überwachen und bei Abweichungen gezielt gegensteuern. Welches Unternehmen will da schon zugeben, dass es seit Jahren nicht über die unterste Reifegradstufe der Prozessdokumentation hinaus kommt.
“Nein” habe ich deshalb geantwortet, weil ich immer wieder den Arbeitsalltag der verschiedenen Rollen im Prozessmanagement beobachte. Und da scheint mir die Prozessmodellierung (den Begriff verwende ich synonym zu Prozessdokumentation, Prozessvisualisierung, Prozessbeschreibung, Prozessdarstellung) immer noch den Löwenanteil der täglichen Prozessarbeit zu stellen. Leider gibt es meines Wissens keine Studien, die Aussagen darüber treffen, wie sich der Aufwand von Prozessmanagement-Spezialisten und anderen Prozessrollen auf verschieden Aufgabenbereiche wie Dokumentation, Analyse oder Optimierung verteilt. Aber es gibt immer wieder Erhebungen, die untersuchen, welche Funktionen von Prozesstools wie häufig genutzt werden. Und in diesen Studien ist die Prozessmodellierung regelmäßig auf dem ersten Platz, meist mit weitem Abstand zu anderen Funktionen (so z.B. in der BPTrends-Studie: The State of Business Process Management 2020).
Da also in der Praxis besonders viel Zeit, Energie und Schweiß in die Prozessdokumentation gesteckt wird, finde ich es besonders ärgerlich, dass dieses Engagement selten gewertschätzt wird. Der Frust mit der Prozessdokumentation hat verschiedene Ursachen. Erst einmal ist es an sich schon eine Herausforderung, ein Abbild von der Realität (nichts anderes ist nämlich ein Modell) zu erstellen. Wie grenzt man den End-to-end-Prozess ab, was stellt man in der Prozessbeschreibung dar, was lässt man weg und wie tief geht die Dokumentation überhaupt? Und je nach Zielsetzung sieht das jeder anders. Prozessgestaltungsteams benötigen Informationen über Stärken und Schwächen von Prozessen, aus Compliance-Sicht ist es wichtig, alle Risiken zu modellieren, der Entwickler braucht exakte Programmiervorgaben und der Leser einer Arbeitsanweisung will einfach nur verstehen, was er und seine Vorgänger und Nachfolger im Prozess zu tun haben (siehe hierzu auch meinen Blogbeitrag Prozessmodellierer: Maler, Moderator oder Programmierer? )
Das man mit einem Modellierungsstandard für alle Situationen, Zwecksetzungen und Prozesstypen nur scheitern kann, ist eigentlich klar. Und trotzdem treffe ich in der Praxis immer wieder genau diese Vorgehensweise an. Da hat man sich für einen Notationstandard, sei es BPMN, EPK, Folgeplan oder UML entschieden, und dann werden alle Prozesse für unterschiedlichste Adressaten und Situationen mit diesem einen Standard koste es was es wolle modelliert. Klar, Standardisierung ist erforderlich. Ich bin auch nicht dafür, dass ein und derselbe Prozesstyp in dem einen Bereich horizontal mit BPMN-Symbolik und im anderen Bereich des Unternehmens vertikal mit EPK-Symbolen dokumentiert wird. Um die Nutzer von Prozessbeschreibungen an eine Leserichtung und Symbolik zu gewöhnen, sollte jeder unnötige Methodenwechsel tunlichst vermieden werden. Aber innerhalb einer Notation gibt es noch viele Möglichkeiten, Prozesse adressatengerecht zu dokumentieren. Durch unterschiedliche Sichten auf Prozesse, Ausblenden von für den Leser irrelevanten Symbolen oder Zuklappen von Lanes kann viel für die Akzeptanz von Prozessdokumenten bei verschiedenen Lesern erreicht werden. Und manchmal muss man eben auch einsehen, dass bestimmte Notationen für einige Prozesse einfach nicht geeignet sind. Gerade für Ad-hoc-Prozesse sind sämtliche kontrollflussorientierten Diagrammtypen fehl am Platze.
Ich möchte wieder mehr die Lust an guter Prozessdokumentation wecken. Und die ist nach meiner festen Überzeugung davon abhängig, dass man sich im Vorfeld der Dokumentation sehr genau den Kontext der Modellierung anschaut. Aus diesem Grund habe ich das ibo-Doku-Raster entwickelt, welches eine Handlungsempfehlung gibt, in welchem Prozessmanagement -Konzept (Zeilen) für welchen Prozesstyp (Spalten) welche Dokumentationsform empfehlenswert ist. In zukünftigen Blogbeiträgen werden ich mir einzelne Diagrammtypen des ibo-Doku-Rasters heraus picken und detaillierter beschreiben.
Methoden zur Beschreibung von Prozessen sollten so einfach gestaltet sein, daß Mitarbeiter der Fachabteilungen sie verwenden können und die Bedeutung der Beschreibungselemente sollte so präzise definiert sein, daß daraus auch automatisch Code für ein Workflowsystem erzeugt werden kann. Heute unterliegen Prozesse einer hohen Änderungsfrequenz und dürfen für eine Anpassunng nicht in die Warteschlange der Organisationsabteilung für die Modellanpassung (Malen) und danach in die Warteschlange der IT-Abteilung für Softwareanpassungen eingereiht werden.
Eine Geschäftsprozessmanagementmethode muss mit wenigen Symbolen auskommen und die Bedeutung dieser Symbole muss so präziser sein, dass daraus automatisch ausführbarer Code generiert werden kann. Im subjektorientierten Ansatz kommt man mit 5 Symbolen aus. Beim subjektorientierten Ansatz wird ein Prozess als die strukturierte Kommunikation zwischen den Prozessbeteiligten betrachtet.
Einzelheiten können in Subjektorientiertes Prozessmanagement, Hanser Verlag nachgelesen werden. Diese Methode wurde in den aktuellen BPM Hype-Cycle der Gartner Group als Emderinnen Technology aufgenommen.
Das klingt viel-versprechend, im engeren Sinne. Ich werde mich mal ernsthaft mit dem Ansatz auseinandersetzen.