Abteilung Prozessmanagement auf dem Prüfstand

Vor allem in der Finanzdienstleistungsbranche gibt es schon seit langem Zentralbereiche, die sich auf Aufgaben rund um die Aufbau- und Prozessorganisation spezialisiert haben. In Abteilungen mit Bezeichnungen wie Organisation, Org/IT oder Betriebsorganisation sind Experten angesiedelt, die Prozesse dokumentieren, analysieren und optimieren. In der Industrie findet man mit Abteilungen wie Qualitätsmanagement oder Arbeitsvorbereitung Bereiche mit ähnlichen Jobprofilen.

Es ist also durchaus nicht neu, das für Aufgaben  des Prozessmanagements eigene Stellen oder Abteilungen existieren (ausführlicher Aufgabenkatalog der Abteilung Prozessmanagement hier). Was sich jedoch in den letzten Jahren deutlich verändert hat, ist, dass zunehmend Abteilungen mit der Bezeichnung Prozessmanagement gebildet wurden, die das Thema ganzheitlich unterstützen. Weitere Bezeichnungen dieser Einheit sind BPM-Office, Center of Excellence, Prozessmanagement-Büro oder GPM-Office. Diese Bezeichnungen werden hier synonym zum Begriff Abteilung Prozessmanagement verwandt.

Laut BPMTrends gab es in 2010 bei knapp 70% der Unternehmen eine spezialisierte Organisationseinheit Prozessmanagement. In gut 30 % der Firmen sind es eigenständige Abteilungen. In den übrigen knapp 40% der Fälle gibt es Einheiten innerhalb der Bereiche IT, HR, Qualitätsmanagement oder Finanzen.  An der Spitze der Einheit steht der Leiter Prozessmanagement. Der Begriff CPO (Chief Process Officer) für diese Führungsposition hat sich in Deutschland als Rolle nicht durchgesetzt. Eigentlich ist ja ein Chief Officer auch ein Vorstand oder Geschäftsführer und nicht Abteilungsleiter. Aber auch im Top-Management ist der Titel CPO kaum Unternehmen zu finden. Die Mitarbeiter der Abteilung Prozessmanagement sind Prozessmanagement-Berater. Auch hier finden sich unterschiedliche Rollenbezeichnungen wie Prozessorganisatoren, Prozessmanager, Prozessspezialisten, BPM-Experten, Prozesscoaches oder Prozessberater.

In den letzten Jahren habe ich den Aufbau von Prozessmanagement-Abteilungen in vielen Häusern begleitet. Für ein endgültiges Fazit sind die bisherigen Erfahrungen mit Prozessmanagement-Abteilungen noch zu jung. Aber erste Tendenzen zeichnen sich für mich schon ab. In dem Artikel “Abteilung Prozessmanagement auf dem Prüfstand” habe ich folgende Chancen und Risiken für die Abteilung Prozessmanagement ausführlich erläutert:

Chancen der Abteilung Prozessmanagement

•  Optimierte End-to-end-Prozesse
•  Eingedämmte Methodenvielfalt
•  Hauseigene Stärke
•  Nachwuchsförderung

Risiken der Abteilung Prozessmanagement

•  Nutzennachweis
•  Schwarzer Peter
•  Handlanger der Geschäftsleitung
•  Konkurrenz mit anderen Abteilungen

Bei Unternehmensgründungen sagt man, dass sich Firmen am Markt etabliert haben, wenn sie die ersten fünf Jahre überlebt haben. Viele Prozessmanagement-Abteilungen haben dieses Alter erreicht oder sind kurz davor. Für die, die den skizzierten Risiken entgegenwirken und ihre Chancen nutzen ist ein dauerhafter Platz in der Unternehmensstruktur gewiss. Die anderen Abteilungen Prozessmanagement müssen mit der Unsicherheit leben, aufgelöst zu werden. Aber das muss nicht für lange Zeit sein. Denn auch hier zeigt die Erfahrung mit anderen Zentralabteilungen, dass es immer wieder eine zweite Chance gibt.