Auch das ist eine Art Prozessmodellierung: Ein Tag vor meiner Schulteroperation letzte Woche hat mir der Arzt bei der Vorbesprechung mit einem blauen Edding einen dicken Pfeil auf die linke Schulter gemalt. Am nächsten Tag wusste ich warum. Verschiedene Pfleger, Helfer und Narkoseärzte wussten unmittelbar vor der OP sofort, wie sie mich legen und versorgen mussten (und der Arzt hat später die richtige Schulter erwischt). Eine grafische Prozessbeschreibung wäre hier wohl nicht so effizient gewesen. Und auch wenn mich dieser vermeintliche Workaround in der hochtechnisierten OP-Welt zuerst amüsiert hat, kennen wir nicht solche pragmatischen Hilfen auch in Produktionshallen (gelbe Klebestreifen markieren Stehflächen) oder in Posteingangskörben (rote Ausrufezeichen für wichtige Emails)?
Nach meinem viertägigen Klinikaufenthalt bekam ich zur Entlassung einen kurzen OP-Bericht mit ausführlicher Nachbehandlungsvorgabe für den Physiotherapeuten und einen ausführlichen OP-Bericht für meinen Hausarzt. Hier ein kleiner Auszug:
Wer sich über diesen eigenartigen persönlichen Einstieg wundert, der hat meinen letzten Blogbeitrag „Der Prozessmodellierer: Maler, Moderator oder Programmierer“ nicht gelesen. Denn in diesem ersten Teil ging es unter anderem um die Frage, für wen Prozessmodellierer eigentlich Abläufe visualisieren. Im heutigen zweiten Teil gehe ich der Frage nach, welche Kompetenzen von Prozessmodellierern gefordert werden, um ihre Aufgaben zielgruppengerecht zu erfüllen.
Im Sinne eines T-Profils sehe ich drei wesentliche Basisfähigkeiten und drei Expertenfähigkeiten des Prozessmodellierers
1. Basisfähigkeit: Prozesskompetenz
Prozesskompetenz ist das kleine Einmaleins jedes Prozessmodellierers. Was nicht heißt, dass es einfach ist, Prozesse identifizieren oder Prozesshierarchien aufbauen zu können. Hierzu braucht der Modellierer die strategische Fähigkeit, Kunde und deren Anforderungen zu verstehen um daraus End-to-end-Prozesse abzuleiten. Ebenfalls gehört hierzu die analytische Kompetenz, sinnvolle Teilprozesse zu kapseln, Schnittstellen zu anderen Prozessen zu definieren und Abläufe in Prozesslandkarten miteinander zu vernetzen (siehe hierzu auch mein Blogbeitrag )
2. Basisfähigkeit: Notationskompetenz
Prozessmodellierung, wenn sie nicht gerade wie in meinem OP-Bericht-Fall als verbale Beschreibung verfasst wird, erfolgt in der Regel grafisch nach einem Notationsstandard. Der Prozessmodellierer sollte zunächst die Diagrammarten, Symbole, Gemeinsamkeiten und Besonderheiten gängiger Notationen im Prozessmanagement, Six Sigma, Lean Management oder IT-Umfeld kennen. Auch sollte er die Anwendungsgebiete und Grenzen von Standards wie SIPOC, Swimlane, EPK, Folgeplan, Struktogramm, Flussdiagramm oder neuerdings BPD (Business Process Diagramm) auf Basis BPMN 2.0 beurteilen können.
Um Prozesse modellieren zu können, muss der Prozessmodellierer nicht zwangsweise ein Tool hierzu beherrschen. Da sich Unternehmen jedoch häufig für ein konkretes BPM-Tool im Haus als Standard entscheiden, sind die ausgeschriebenen Stellen zum Prozessmodellierer meist verknüpft mit dem Zusatz des in Haus eingesetzten Modellierungstools (z.B. Suche Prometheus-Modellierer). Selbstverständlich gehört dann zur Notationskompetenz auch dazu, die Software entsprechend gut zu beherrschen.
3. Basisfähigkeit: Moderationskompetenz
Natürlich kann man Prozesse erheben, in dem man mit allen Beteiligten Interviews führt und dann im „stillen Kämmerlein“ die Gesprächsergebnisse in einem Prozessmodell verdichtet und ggf. nochmals abstimmt. Für mich aber ist die effektivste Form der Prozessaufnahme der Workshop. Damit kommt auf den Prozessmodellierer die hohe Kunst der Moderation zu. Und das heißt dann auch, den Überblick zu halten, unterschiedliche Standpunkte zu erkennen und mitunter Konflikte zu schlichten.
1. Expertenfähigkeit: Kommunikationskompetenz
Eine wichtige Kompetenz, um adressatengerechte Prozessbeschreibungen zu erstellen, ist es, seine Leser (Kunden) genau zu kennen. Dazu sollte der „Maler-Modellierer“ seiner Zielgruppe genau zu hören, ihren Sprachgebrauch kennen sowie nur bekannte Fachbegriffe und Abkürzungen verwenden. Auch das Nutzungsverhalten ist genau zu analysieren. Wann und warum nutzt die Führungskraft oder der Mitarbeiter konkret die Arbeitsanweisung? Denn was nutzt es zum Beispiel dem Außendienstler, wenn er im Büro seine Akquisitionsprozesse beschrieben hat. Dabei bedarf es zukünftig vermehrt einer weiteren Kompetenz des Prozessmodellierers, nämlich die Möglichkeiten neuer Technologien für Arbeitsanweisungen sinnvoll zu nutzen. Hier bieten mobile Techniken, Videosequenzen, Fotos, social-media-Komponenten, Wiki-Funktionalitäten oder Blog-Technologien enormes Potenzial, bisher eher sperrige Arbeitsanweisungen zu attraktiven Prozessbeschreibungen zu machen. Wer mehr zur adressatengerechten Prozessmodellierung erfahren will, dem empfehle ich meinen Vortrag “Lust und Frust der Prozessdokumentation: Wie die Erwartungen von Autoren und Lesern gleichermaßen erfüllt werden.”
2. Expertenfähigkeit: Managementkompetenz
Das Haupteinsatzgebiet des Prozessmodellierertyps „Moderator“ ist es, Ist- und Soll-Prozesse im Rahmen von Projekten und Vorhaben zur Prozessoptimierung fachlich zu dokumentieren. Deshalb sollte er die typischen fachlichen Modelle wie SIPOC, Swimlane, EPK, Folgeplan, Struktogramm oder Flussdiagramme vertieft anwenden können. Eine besondere Kompetenz für den Prozessmodellierer liegt darin, in jeder Phase des Projektes aktiv dafür einzutreten, die richtige Flughöhe zu finden. Entsprechend dem Vorgehensprinzip „Vom Groben zum Detail“, reicht es zu Beginn grobe Modellierungstechniken wie SIPOC oder Prozessdiagramm einzusetzen um den Gestaltungsbereich (Scope) des Projektes abzustecken. In den folgenden ersten Erhebungsworkshops sollten kontrollflussorientierte Diagrammtypen wie EPK, Folgeplan oder auch BPD nur im Sinne des Happy Path („Alles-geht-glatt-Pfad“) visualisiert werden. Erst wenn es in Richtung detaillierte Prozessanalyse und fachliches Prozessdesign geht, werden auch alle anderen Pfade als Prozessvarianten modelliert. Und auch erst dann sollten alle weiteren fachlich relevanten Informationen wie Zeiten, Mengen, genutzte Sachmittel, Räume, Mitarbeiterqualifikationen, Stärken, Schwachstellen, etc. im Prozessmodell dargestellt werden.
3. Expertenfähigkeit: IT-Kompetenz
Der Programmierer-Modellierertyp ist spezialisiert darauf, die technischen Prozessmodelle zu erstellen. Wird in seinem Unternehmen auf Basis BPMN modelliert, ist er der Experte für diese Notation. Dieser mächtige mit vielen Notationselementen ausgestattete Standard ist speziell auf die Kommunikation zwischen Business (fachliches Prozessmodell) und IT (technisches Prozessmodell) ausgerichtet. Mit der anfangs 2011 von der OMG veröffentlichten Version BPMN 2.0 können nun als BPD modellierte Prozesse unmittelbar ausgeführt werden. Damit wäre der Modellierer gleichzeitig Programmierer (siehe hierzu mein Einschätzung im Teil 1). Bevor man dann aber letztlich wirklich von in der Praxis laufenden Anwendungen sprechen kann, bedarf es noch vieler weiterer klassischer Programmierer-Kompetenzen wie Anbindung externer Systeme, Testverfahren oder Konfigurationsmanagement.
Werden Notationen wie EPK, Folgeplan oder andere Flowchart-Darstellungen genutzt, muss der Prozessmodellierer die Symbole und Darstellungsformen können, um die IT-System- und Datensicht in diesen Modellen abbilden zu können. Ebenfalls sollte er in den Diagrammen der UML (Unified Modeling Language) er zuhause sein. Auch wenn der Prozessmodellierer bei den klassischen Notationen nicht bis zu ausführbaren Prozessen vordringt, so benötigt er dennoch ein weitergehendes Verständnis von Programmiersprachen, Datenbanken oder grafischer Benutzeroberfläche. Denn dann ist es wichtig zu wissen, wie das technische Prozessdesign in den Programmcode überführt wird, z.B. durch manuelle oder Model-2-Model-Transformation.
Über die drei Basisfähigkeiten Prozess-, Moderations- und Notationskompetenz sollte jeder Prozessmodellierer unabhängig vom Modellierertyp verfügen. Je nach Einsatzgebiet erfolgt dann in der Regel eine Spezialisierung in Richtung Maler, Moderator oder Programmierer mit dem jeweiligen Expertenwissen. In folgender Abbildung ist dies für den Typ „Moderator“ veranschaulicht:
